#41 KI im Büroalltag

**Eliot Mannoia:** Hi und willkommen zur nächsten Folge Mind/Machine. Mein Name ist Eliot Mannoia, digitaler Psychologe und heute reden wir über KI im Büroalltag.

**Manuela Machner:** Ja, und ich bin Manuela Machner und beschäftige mich mit KI im Tourismus. Und in unserem Podcast versuchen wir immer, einen groben Überblick über die Themen zu geben. Und heute im Bereich Büroalltag wollen wir zwei Kernthemen beleuchten. Das eine sind die Secret User, also die, die das so heimlich nutzen. Und das zweite ist, wo kann man es denn wirklich konkret einsetzen?

**Eliot Mannoia:** Du hast ja Erfahrung mit so heimlichen Nutzern oder zumindest kennst du das Thema.

**Manuela Machner:** Ja, da gibt es auch diverse Statistiken, die sich laufend ändern. Tendenz steigend, wie viele Leute es nutzen. Letztes Jahr waren es noch sechs von zehn, jetzt schon sieben von zehn Mitarbeiterinnen, die es mit oder ohne Genehmigung vom Arbeitgeber nutzen. Ich war auch bei Workshops dabei, wo es nicht erlaubt ist, aber dann haben diverse Kolleginnen davon gesprochen, dass sie es doch nutzen. Und da ist der springende Punkt, dass die Unternehmen schauen, dass zumindest die Ausbildung da ist, dass die Awareness, dass die Literacy vorhanden ist. Also mein Appell an alle Firmen: Auch wenn ihr es noch nicht nutzen wollt, macht heute schon Schulungen. Es muss jeder informiert sein, wie und wo und was sie machen dürfen und nicht dürfen.

**Eliot Mannoia:** Du hast einen ganz springenden Punkt gesagt. Erstens muss klar sein, was darf ich und was darf ich nicht. Und am besten warum. DSGVO ist das große Thema. Ich habe Schulungen gehabt, wo es geheißen hat, nein, wir dürfen nicht, datenschutzrechtlich geht das gar nicht. Und sie verstehen es nicht, weil die Firma nebenan das gleiche Thema hat und es ohne Probleme nutzt. Dann entsteht es, dass Leute private Accounts haben und sich trotzdem helfen lassen. Das ist halt immer so ein bisschen wie Schummeln.

**Manuela Machner:** Wir haben ja früher den Spickzettel unter dem Tisch gehabt und Vokabeln nachgeschlagen. Weil es absurd war, dass ich es nicht nutzen konnte. Und das ist natürlich ganz kritisch: Wenn es genutzt wird, ist nicht die Nutzung an sich kritisch, sondern dass den Leuten oft nicht bewusst ist, wie sie es richtig nutzen sollen. Ich habe ein TikTok-Video darüber gemacht und dann Kommentare bekommen, die sagten: Na wieso ist das Schummeln, da passiert ja nichts, wenn ich da was reinschreibe, der speichert das eh nicht. Die Leute haben einfach kein Wissen und nutzen es dann blind. Und das ist schlimmer, als wenn wir es mit einem gewissen Regelwerk nutzen.

**Eliot Mannoia:** Genau. Die Hürde ist einfach so niedrig. Man macht einfach ein zweites Fenster auf und schwupsdiwups hat man schon mal was hochgeladen. Ich habe sogar in einem Workshop, während ich darüber gesprochen und sensibilisiert habe, hat eine Person trotzdem vertrauliche Daten hochgeladen. Es geht nicht nur um Kundendaten, es geht auch um die eigenen persönlichen Daten. Und dann gibt es diese Hallucinations, also dass die Ergebnisse nicht stimmen. Das muss man auch in Frage stellen.

**Manuela Machner:** Genau. Diese Nutzer, die sich nie richtig damit beschäftigt haben, weil die Schwelle so gering ist. Du nimmst das 1:1 und spielst das irgendwo rein. Erstens lädst du was rauf, und dann verwendest du es eins zu eins, weil dir gar nicht bewusst ist, dass da Fehler drin sein können. Im Business-Kontext, wenn mit falschen Informationen weitergearbeitet wird, ist das schon problematisch. Jeder Unternehmer ist momentan aus meiner Sicht in der Verpflichtung, das Thema klar anzusprechen und sich selbst damit auseinanderzusetzen.

**Eliot Mannoia:** Es ist auch Teil des AI Acts, dass diese Literacy wichtig ist, damit man keine regulatorischen Fehler begeht. Und allein diese Dinge, die Kennzeichnungspflicht und vieles mehr, es kommen einfach viele Dinge auf uns zu, die überhaupt keinem bewusst sind.

**Manuela Machner:** Aber was ich gern ansprechen möchte: Wo oder wie sollen die Leute das nutzen? Ich erlebe Leute, die mir nach Schulungen sagen, wahnsinnig toll, und es dann erst nicht verwenden. Oder sie verwenden es nur für eine Aufgabe. Mein Tipp: Macht euch ein Fenster von ChatGPT auf, auch mit einem Gratis-Account. Und jedes Mal, wenn ihr googeln würdet, geht auf ChatGPT. Außer ihr braucht eine Telefonnummer, Öffnungszeit oder Websiteadresse. Und man gewöhnt sich daran. Ich kriege dann Feedback von Kursteilnehmern: Es ist total spannend, mir war gar nicht bewusst, was das Ding alles kann und versteht.

**Eliot Mannoia:** Du hast ja auch vorher ChatGPT gefragt, für die Vorbereitung dieser Folge. Ich gestehe, ich war selbst ein bisschen geschockt über die Antwort. Ich habe gefragt: KI im Büroalltag, Nutzung ohne Genehmigung vom Chef. Und er hat mir nicht gesagt, nein, du musst den Chef fragen, sondern er hat Tipps gegeben, wie du das sozusagen am Chef vorbeinutzen kannst. Die Tipps gebe ich euch jetzt nicht, das kann ich moralisch nicht vertreten. Das gehört in eine Unternehmenskultur hinein, dass man ehrlich miteinander umgeht.

**Manuela Machner:** Also typische Beispiele, wo es mir am meisten nutzt im Büro: Wenn kritische Texte zu beantworten sind. Wenn Kundenkritiken kommen, wenn Beschwerden kommen. Da sind wir oft selber in der Kommunikation nicht mehr neutral, weil es uns persönlich berührt. Ihr könnt die Beschwerde reingeben, ohne Namen, und erklären, die Beschwerde ist ungerechtfertigt, weil das Produkt hat so und so funktioniert. Dann schreibt euch ChatGPT einen meist sehr sauberen, sehr neutralen Text, der den anderen beruhigt.

**Eliot Mannoia:** Eine schöne Definition von emotionaler Intelligenz ist: Emotionale Intelligenz ist der Raum zwischen Reaktion und Antwort. Wenn ich gleich reagiere, bin ich vielleicht nicht immer sehr emotional intelligent. Wenn ich mir mehr Raum schaffe, bis ich antworte, und da kann die KI helfen, ein bisschen die Distanz reinzubringen, damit man auch emotional intelligenter korrespondiert.

**Manuela Machner:** Genau. Und das Paradoxische mit der emotionalen Intelligenz: Wenn man emotional intelligenter ist, ist man eigentlich rationaler. Weil wenn ich gleich emotional reagiere, ist es nicht so gut durchdacht, als wenn ich mir ein bisschen Zeit nehme und in einer eher gelassenen, rationalen Antwort antworte.

**Eliot Mannoia:** Das ist spannend. Ich habe mir gedacht, weil er rational agiert, bin ich weniger emotional intelligent. Aber ich finde den Ansatz nett. Es geht ja nicht darum, wie eine Maschine zu arbeiten, aber ein bisschen mehr Raum zu schaffen, wenn es eher negative Reaktionen sind.

**Manuela Machner:** Als Coach ist das ein anderer Anwendungsfall. Ich schreibe nie mehr was ab. Wenn ich einen Workshop mache und ein Flipchart-Protokoll habe, mache ich einfach ein Foto und sage: Bitte schreibt mir das. Es erkennt sogar meine Handschrift. Oder wenn ich einen Screenshot mache von was, das mich interessiert, kann ich sagen: Bitte schreib mir diesen Text zusammen. Nicht nur das Übersetzen oder das Zusammenfassen, aber ich muss auch nie wieder was abschreiben. Das ist für mich eine riesige Zeitersparnis.

**Eliot Mannoia:** Da habe ich ein geniales Beispiel gehabt. Ich habe einen Text für eine Website aus einem Prospekt übernehmen sollen für eine Kundin. Und ich habe begonnen, das Prospekt abzutippen, so wie ich es 30 Jahre lang gemacht habe. Drei Minuten tippe ich die erste Seite ab von 30 Seiten. Und irgendwann scheitere ich an einem chemischen Begriff und denke mir: Ich bin so dämlich. Dann habe ich das Prospekt abfotografiert und transkribieren lassen. Innerhalb von fünf Minuten hatte ich die 30 Seiten, richtig getippt, auch die ganzen chemischen Fachbegriffe. Da sieht man, man muss es auch verinnerlichen.

**Manuela Machner:** Das ist, glaube ich, das größte Thema. Dass man oft gar nicht bewusst ist, dass einem in dem Moment irgendein KI-System überhaupt helfen kann. Weil ich es ja immer händisch mache.

**Eliot Mannoia:** Genau. Und es sind zwei Faktoren: Erstens gibt es bei der KI viele Tätigkeiten, wo sie helfen kann, nicht nur bei einer. Das ist eine Verinnerlichung. Und zweitens denken viele Leute gleich an volle Automationen, dass das drei Stunden spart. Und das gibt es auch, mit Microsoft Automate oder Make oder Zapier. Aber für den Büroalltag für jedermann sind es wirklich diese: Ich spare mir hier drei Minuten, da fünf Minuten, und in Summe ist es eine Effizienz.

**Manuela Machner:** Genau. Was so typisch ein Anwendungsfall ist: Wenn ihr irgendwelche Berichte zusammenfassen müsst. Wenn das keine sensiblen Daten sind. Wie oft kriegt ihr Ausschreibungen, öffentliche Informationen, Gesetzestexte, Dokumentationen als PDFs mit 200 Seiten, die ihr zusammenfassen sollt? Raufladen, Fragen stellen, zusammenfassen lassen. Ich habe ein Kursbeispiel gehabt, da hat ein Mitarbeiter ein Konstrukt der Stadt gemacht, ein PDF über nachhaltige Verwendung in der Stadt. Das war ein Riesenkonvolut, das keiner liest. Er hat das hinaufgeladen und gesagt: Fasse mir das für einen Teenager zusammen, für die in der Schule. Und der hat die Punkte herausgeholt, super gemacht, verstichwortet. Damit hat er gesagt: Jetzt habe ich was, das kann ich in den Schulen den Schülern weitergeben.

**Eliot Mannoia:** Jaja, da habe ich gehört, ich habe Kontakt mit einem österreichischen Startup, die heißen fragdaspdf.de. Die haben mir gesagt, der Grund, warum sie dieses Tool gemacht haben, ist, weil ChatGPT manchmal ab einer bestimmten Größe nicht alles wirklich so gut zusammenfasst. Vielleicht ab 200 oder 300 Seiten kann es sich auszahlen, ein spezialisiertes Tool zu benutzen oder das PDF in Blöcke zu spalten.

**Manuela Machner:** Was ich gern mache bei größeren Zusammenfassungen: Ich lasse mir einerseits die Inhaltsangabe ausgeben, weil ich dann von den Themen her schon weiß, was es ist. Du hast recht, ChatGPT ist manchmal faul, unter Anführungszeichen. Er versucht Energie zu sparen und reduziert daher auch, was er als wichtig erfasst. Auch wenn du ihm Aufgaben gibst: Er macht eine Aufgabe, zum Beispiel eine Präsentation von 80 Folien übersetzen, und macht die ersten zehn Folien. Dann musst du ihm sagen: Jetzt die weiteren Folien. Er macht es dann eh, aber du musst ihn wie einen Mitarbeiter führen.

**Eliot Mannoia:** Einen Tipp möchte ich jedem mitgeben, der ChatGPT nutzt, auch in der Gratis-Version: Wenn ihr zu einem Thema kommuniziert, bleibt innerhalb eines Chats und gebt ihm Feedback. Ich sehe das tagtäglich, die Leute gehen rein, sagen heute einen Social-Media-Post, machen einen Chat auf, morgen wieder einen neuen Chat. Und sagen, es ist immer ein Schmarrn. Achtung: Er lernt nur innerhalb des Chats wirklich. Also wenn ihr ein Thema behandelt, in einem Chat bleiben, Feedback geben, Änderungen zurückschicken, mit ihm interaktiv lernen.

**Manuela Machner:** Ja, super Tipp, absolut. Und das unterschätzen die Leute total: Dass man ihn als Sparringspartner nutzen kann. Du hast es so gut gesagt, für Bewerbungsgespräche oder Gehaltsverhandlungen oder das Jahresgespräch mit dem Chef. Ihr könnt das vorher trainieren mit ChatGPT. Und viele unterschätzen noch, wie qualitativ die Stimme ist. Viele denken an Alexa oder Siri, das ist ein Schmarrn. ChatGPT Stimme erkennt fast jeder, es ist ein ganz natürliches Gespräch.

**Eliot Mannoia:** Und man kann da 10 Minuten lang einfach reden, für Bewerbungsgespräche, dass man sich da vorbereitet: Hey, ich habe für diese Rolle ein Gespräch, es ist ein kompetenzbasiertes Interview, kannst du mich da ein bisschen fragen? Und dann fragt ChatGPT dich und du kannst mit dem Handy dich da unterhalten und vorbereiten. Echt ein super Hilfsmittel.

**Manuela Machner:** Du kannst alles lernen. Du kannst sagen: Mach mit mir einen Lernplan. Alles, was du fachlich lernen kannst, kannst du dich austauschen damit. Sprachen lernen zum Beispiel: Wie antworte ich? Je nach Level, du kannst mit ihm Englisch reden und er stuft dich ein. Und dann lernt er dir: Das hättest du so sagen können oder so sagen müssen. Also wenn man sich verbessern will und mit jemandem interagieren will, der Fachmann in einer Sache ist, kann man das virtuell mit ChatGPT sehr gut machen.

**Eliot Mannoia:** Und da muss man auch sagen, es ist momentan das Tool, das umfänglich am meisten abdeckt und kann. Einen Tipp noch: Wenn ChatGPT nicht die richtige Quelle für euch ist, weil ihr wirklich Querverweise braucht, gibt es die beste KI-Suche momentan aus meiner Sicht: Perplexity AI. Probiert das einmal aus. Ihr kriegt einerseits eine Antwort zu der Frage, die ihr gestellt habt, aber andererseits auch die Quellen ausgewiesen. Und ich glaube, wir werden auch extra mal in einem Podcast auf das Thema KI und Suche eingehen, weil das ein Thema ist, das unsere Business so richtig verändern wird.

**Manuela Machner:** Gut, also ich glaube, wir haben heute einen ganz kurzen abwechslungsreichen Rahmen gesponnen. Von den heimlichen Nutzern, die hinter dem Rücken vom Chef KI-Systeme wie ChatGPT nutzen. Achtung: Das ist kritisch, wenn ihr das tut, vor allem wenn ihr Daten reinstellt, die ihr dort nicht hineinstellen solltet. An alle Chefs da draußen: Bitte beschäftigt euch damit, nicht nur die IT-Abteilung, sondern ihr müsst euch damit beschäftigen, weil es euch in Zukunft betreffen wird. Und für den Büroalltag: Macht ChatGPT auf. Tippt einfach die Fragen rein, außer Telefonnummern, Veranstaltungen, Website-Adressen. Lasst euch helfen bei schwierigen E-Mails, nutzt die Möglichkeit, euch vor schwierigen Gesprächen trainieren zu lassen. Und sonst bucht ihr Kurse bei Eliot oder mir.

**Eliot Mannoia:** Super, war toll euch wieder zu sehen und wir sehen uns bei der nächsten Folge von Mind/Machine. Macht es gut, tschüss, baba, danke euch, ciao.