KI im Arbeitsalltag heißt nicht nur Texte zusammenfassen oder übersetzen, sondern wiederkehrende Aufgaben an Agenten und Automatisierungen abzugeben. Wer als Selbstständige oder im KMU arbeitet, baut sich damit Schritt für Schritt ein eigenes KI-Team auf.
Automatisierte E-Mail-Bearbeitung, Dokumentenverarbeitung, Terminplanung, Zusammenfassungen von Meetings und strukturierte Datenauswertung zeigen den höchsten praktischen Nutzen.
Das hängt stark vom Anwendungsfall ab. Einfache Automatisierungen mit bestehenden Tools sind günstig. Individuelle Lösungen mit Agenten können erheblich teurer sein.
Beim Menschen. KI ist ein Werkzeug, keine juristische Person. Wer KI-Empfehlungen umsetzt, trägt die Verantwortung für das Ergebnis.
Mit dem größten Zeitfresser starten. Welcher Prozess kostet am meisten Zeit und ist gleichzeitig gut strukturiert? Das ist der beste Einstiegspunkt für KI-Automatisierung.
Eliot: Hi und willkommen zur nächsten Folge von Mind/Machine. Name ist Eliot Mannoia, digitaler Psychologe. Heute schauen wir uns an, wie wir KI nutzen und zeigen euch ein paar Workflows, agentische Aspekte und Sachen, die wir bauen, die uns in der täglichen Arbeit helfen.
Manuela Machner: Hi, grüß euch. Ich bin die Manuela Machner, spezialisiert auf KI im Tourismus. Was sind so die Dinge, wo du sagst, da hilft dir jetzt KI tatsächlich? Ich hab ja oft das Thema in den Kursen, dass die Leute noch keine Vorstellung haben, was kann ich jetzt wirklich machen, außer Texte kopieren?
Eliot: Ich sag immer scherzhalber: Wir denken nur an das, an was wir denken. Die Klischeesachen sind: Ich nutz KI für Zusammenfassungen, ich nutze es fürs Übersetzen. Aber ich mach immer darauf aufmerksam: Was kommt in der Wertschöpfungskette von anderen Abteilungen oder Kundinnen zu euch, wo ihr KI einsetzen könnt? Oder was liefert ihr weiter? Vielleicht liefert ihr Daten und die könnt ihr in Zukunft mit KI als Dashboard liefern. Und: Was liegt hinter euch? Was sind die blinden Flecken?
Ich hab ein Projekt angelegt, geht in Claude und ChatGPT, wo ich sage: Wenn ich dir eine Idee reinkopiere, analysiere das aus verschiedenen Perspektiven. Dann geb ich meine Stakeholder an, sechs bis zehn, und sage: Gib mir einen Kritikpunkt und eine Verbesserungsmöglichkeit. Das funktioniert für diverse Kunden, ob in der Öffentlichkeitsarbeit, aus Sicht der Bürgermeisterin, der Bürgerin, der Datenschutzbeauftragten. Das ist gut, um sich hineinzuversetzen, ironischerweise empathisch. Es ersetzt kein Menschengespräch, aber es hilft.
Manuela Machner: Als Einzelunternehmerin habe ich total viele Aufgaben und keine Sekretärin mehr. Seitdem Agentic AI für jedermann benutzbar ist, baue ich mir mein Team auf. Ein konkretes Beispiel: Ich verschicke Teilnahmebestätigungen nach Schulungen. Früher habe ich fünfzig Zertifikate in Canva erstellt und jeden Teilnehmer persönlich angeschrieben. Das hat zwei bis drei Stunden gekostet. Im letzten Jahr noch eine Stunde. Jetzt, mit Power Automate in Microsoft, kostet es mich zehn Minuten. Ich hinterlege die Teilnehmerliste in meinem Microsoft-Konto, lade die Zertifikate hoch, und die Automatisierung schickt personalisiert an jeden das richtige Zertifikat. Ich mache noch einen Testlauf, schicke mir selbst fünfzig E-Mails und checke fünf davon quer. Dann: Go.
Eliot: Das ist auch was, das wir vor Kurzem in einem Workshop besprochen haben. Wir befinden uns noch in einer Phase, wo wir kritisch mitdenken. Aber was ist, wenn die KI in sechs Monaten so gut ist, dass wir nach zweitausend perfekten E-Mails beim zweitausendundersten nicht mehr prüfen?
Manuela Machner: Ich glaub, wir brauchen keine zweitausend. Wenn das zehnmal funktioniert hat und nie ein Fehler war, glaub ich nicht, dass ich jedes Mal noch mal fünfzig Mails mir selbst schicke. Das ist nicht anders als bei Mitarbeiterinnen: Irgendwann vertraust du darauf, dass sie weiß, was sie tut.
Eliot: Mit KI haben wir zusätzlich die Möglichkeit, ein Redundanzsystem einzubauen. Ein Meta-Agent, ein besseres Modell, das drüberschaut. Die eine KI erstellt die hundert Belege, eine andere macht Stichproben.
Manuela Machner: Das verheizt Tokens und kostet Geld. Das ist mir wichtig zu vermitteln: Diese Arbeitserleichterungen sind nicht gratis. Wenn man wirklich interaktiv arbeitet, mit Automatisierungen, kostet jeder Schritt etwas. Entweder hat man eine Pauschale, oder man zahlt nach Verbrauch. If you pay peanuts, you get monkeys.
Eliot: Auch was ganz leicht ist: Die Claude-Extension im Chrome-Browser. Eine Chrome Extension ist wie ein App Store für den Browser. Man lädt sie herunter, klickt drauf, und eine Spalte öffnet sich seitlich. Man schreibt, was man will, und das Ding tut Dinge am Browser. Ich lasse meine Website analysieren, während ich was anderes mache. Ich habe manchmal mehrere Claudes offen: Eines sucht Briefumschläge auf Amazon, eines analysiert meine Website, eines macht den PageSpeed-Test von Google. Das ist ganz basic, aber so kann man parallel mehrere Arbeitsbereiche laufen lassen.
Manuela Machner: Ich hab zum Beispiel bei einem gecancelten Ryanair-Flug die Rückforderung von einem Browser-Agenten erledigen lassen. Der hat die Flugnummer am richtigen Platz eingetragen und alles ausgefüllt. Das Ding klickt, das Ding schreibt. Auch Comet, der Browser von Perplexity, kann das. Alles, was ihr im Web ausfüllen müsst oder Infos holen müsst, geht da extrem gut.
Eliot: Bei Claude gibt es auch Live-Artifacts. Man sagt: Bau mir ein Dashboard oder ein Kanban-Board. Man kopiert ein Protokoll rein, und es extrahiert automatisch die To-dos je nach Person. Das war früher Trello. Jetzt ist es eine Fläche, man kopiert das Protokoll rein, und es tut automatisch die To-dos.
Manuela Machner: Artefakte liebe ich total. Kleiner Praxistipp: Wenn ihr in Claude Cowork oder ChatGPT Codex arbeitet, legt immer ein Projekt an. Nicht nur chatten. Ein Chat gerät irgendwann an ein Limit. Wenn du so eine interaktive Plattform aufgebaut hast und der Chat zu Ende ist, ohne dass du in einem Projekt die Sachen drinnen hast, dann ist aus. In einem Projekt wird alles in einem Ordner abgelegt und der nächste Chat im gleichen Projekt kann auf diese Inhalte zugreifen.
Eliot: Ich würde sowieso Projekte anlegen. Seht es eher wie einen Ordner. Verschiedene Projekte für verschiedene Themen: Mitarbeitergespräche, strategische Sachen, Zukunftspläne. Dann merkt es sich den Kontext. Zu Meta-Prompts: Zu viel schränkt ein. Ich halte den Meta-Prompt eher kurz: Ich bin in Österreich, ein paar Basisinfos. Den spezifischen Kontext setze ich in den Projekten.
Manuela Machner: Noch ein Tipp für ChatGPT-Projekte: Rechts oben ist ein kleines Zahnrad. Da könnt ihr einstellen, ob die Erinnerungen innerhalb des Projekts bleiben oder von außen alles hereinkommt. Wenn ihr mehrere Teammitglieder habt, die auf einen Account zugreifen, macht Projekte für die Mitarbeiterinnen. Sonst vermischen sich Stile und Kontexte.
Eliot: Claude ist da durchdachter. Wenn man sich neu registriert, fragt es klar: Willst du Daten teilen? Bei ChatGPT muss man das in den Einstellungen suchen.
Manuela Machner: Noch was, was man als Use Case gut machen kann: Apps verbinden. In ChatGPT und Claude gibt es Konnektoren. Ich kann ChatGPT mit meinem Outlook-Kalender verbinden und sagen: Hol alle Kalendereinträge vom Monat Mai in eine Excel-Liste. Das funktioniert. Aber aufpassen, wie weit ihr das dürft, und datenschutzrechtlich in euren Accounts sauber deklariert haben.
Eliot: Als ich Office 365 connected habe, war das eine Liste von dreißig Freigaben: E-Mails sehen, lesen, schreiben, Kalender lesen, schreiben. Das geht in den meisten Unternehmen nicht ohne IT und Compliance.
Manuela Machner: Perplexity kann E-Mails vollautomatisiert beantworten. Ich hab das getestet und einen Fehler gemacht: Ich habe Perplexity angewiesen, eine E-Mail zu beantworten. Die Anweisung war nicht, schreib mir einen Entwurf. Daraufhin hat Perplexity die E-Mail direkt an meinen Kunden geschickt und mich ins CC gesetzt. Ich hab fast ein Herz-Zickzack bekommen. Danach habe ich eingestellt: Er darf nur Entwürfe machen, nie eigenständig abschicken.
Eliot: Haftung liegt immer bei uns. Egal wie gut die KI ist, egal ob alles rechtlich noch nicht abgecheckt ist. Wir können Prototypen bauen, aber Produkte brauchen Expertise. Das Feature zu bauen ist billiger als das Meeting über das Feature. Aber: Nur weil wir alles bauen können, bedeutet es nicht, dass wir haftungsbefreit sind. Vibe Coding kann Sicherheitslücken haben. Wenn man das im Intranet veröffentlicht, haftet man.
Manuela Machner: Eine Unternehmerin hat mir ein Dashboard geschickt, das ein Agent gebaut hat. Mein McAfee hat reagiert. Kein Virus, aber Code, der Antivirensysteme allergisch macht. Wenn man das einem Kunden schickt, ist das unprofessionell. Man weiß nicht, was diese Agentensysteme im Code schreiben. Wir wollen euch nicht abhalten, Dinge auszuprobieren. Aber mit Vorsicht genießen.