#102 Zwischen Fax und Agentik KI: So findest du die echten Zeitfresser

**Manuela Machner:** Herzlich willkommen zur neuen Folge von Mind/Machine. Heute reden wir über das Thema zwischen Faxgeräte und Agentik-KI-Systemen. Und ich bin Manuela Machner, spezialisiert auf KI und Tourismus.

**Eliot Mannoia:** Und ich bin der Eliot, digitaler Psychologe. Ja,

**Manuela Machner:** Ja,

**Eliot Mannoia:** du zu diesem Thema gekommen? Das war ja auch deine Idee und auch sehr spannend fand

**Manuela Machner:** Ja, ich schule ja relativ viele Betriebe und Personen und mir geht es jetzt überhaupt nicht darum, irgendwas ins Lächerliche zu ziehen. Das möchte ich schon sagen. Ich erlebe halt in der Realität sehr oft, dass das Betriebe oder auch Personen alles Mögliche automatisieren wollen, am liebsten Agentic-Systeme oder Automatisierungssysteme haben wollen.

Also alle so automatisch irgendwo funktionieren in ihren Prozessen. Und wenn du dann oft die echten Abläufe dir anschaust, und das musst du, um irgendwas automatisieren zu können oder irgendwas effizienter machen zu können, dann stellst du fest, dass eigentlich der Prozess an sich funktioniert Oft noch sehr basic ist und dass viele dinge gar keine keinen agenten brauchen oder keine automatisierung sondern einfach die tools die verwendet werden schon gescheit benutzt werden also beispiele habe ich gehabt da ist es darum gegangen dass es eine datei hochgeladen werden musste in ein portal Und derjenige der das machen musste ist hergegangen und hat Diese Seiten, weil es ein mehrseitiges Dokument war und er nur eine Seite brauchte, die eine Seite ausgedruckt eingescannt damit er es als PDF hat und hochgeladen.

Nicht, dass ihr glaubt da hätte er Stempel oder Unterschrift drauf müssen. Nein, es ist eigentlich nur darum gegangen, dass nur eine Seite zum PDF konvertiert hat werden müssen. Und der Aufwand dauert wenn man das so macht, fünf Minuten, weil das steht in der Word, diese Tabelle. Positionieren, dann das ausdrucken ins nächste Büro gehen, zum Drucker dort es wieder einlegen, zum PDF tun und dann wieder zu seinem Computer gehen, das PDF aus der Druckdateiablage holen und dann in dieses Portal hochladen, ist halt ein eigener Prozess.

Und die Fragestellung war, kann man diesen Prozess automatisieren? Ja, und dann habe ich gesagt, ja, indem du sagst PDF drucken Seite 5. Und dann hochlädst. Und diese Art der Vorfälle also Vorfälle, diese Art habe ich sehr oft, dass eigentlich Dinge gut funktionieren dass die Tools sehr oft Dinge schon können, ob man jetzt Routinen baut oder Regeln zum Beispiel in Outlook baut.

Dass man überhaupt kein KI-System braucht und dass man oft mit Kanonen auf Spatzen schießt obwohl das sehr oft gar nicht notwendig ist. Und da sehe ich die Gefahr jetzt glauben wir alle, die Welt, also unsere Welt Die Arbeitswelt rettet jetzt das KI-System. Und statt dass wir uns einmal fragen, was tun wir da jetzt gerade überhaupt, lösen wir es.

Und wenn wir Pech haben, oder Glück, wie man das halt bezeichnen will, dann finden wir jemanden der uns das auch gut programmiert oder einrichtet gegen gutes Geld. In Wirklichkeit haben wir damit eigentlich außer Geld verschossen nicht irgendwas erreicht und ich glaube da müssen wir ganz anders agieren.

**Eliot Mannoia:** dass die Person überhaupt Zahlen in Word, also Listen in Word erstellt hat und nicht mal in Excel. Das war schon der... Der erste

**Manuela Machner:** Das war der Voraussicht aber das Problem war ja, das musste ja das Briefpapier-Logo um sein. Also da war dann ja schon das Thema. Aber Berechnungen, also da hätte es auch Berechnungen gegeben in dieser Tabelle. Da hat es natürlich keine Berechnungen gegeben. Also da waren auch die Berechnungen händisch.

Also dieses ganze Prozess wäre jetzt schon aufzudrödeln gewesen. Jetzt nicht nur das, dass man das Wort ausdruckt und Scan, sondern einfach zu schauen, was sind das eigentlich für Werte für Zahlen, die abgeliefert werden müssen. Kann ich da irgendwas automatisch berechnen lassen? Das wäre schon der erste Faktor gewesen.

**Eliot Mannoia:** Ja ja.

**Manuela Machner:** Und wie kann ich das herausbringen und wie kriege ich das ins System und da das, ich sage jetzt in dem Fall was so dieser Prozess ist, einmal im Jahr für zwölf Dokumente zu machen, da brauche ich keine Automatisierung bauen und natürlich ist der Zeitgewinn pro Dokument das ich jetzt, Nicht ausdrucken muss vielleicht nur drei Minuten, also habe ich eine halbe Stunde gespart, aber man muss ja sich vorstellen, man hat ja, wenn man so arbeitet oder gewohnt ist so zu arbeiten, hat man ganz, ganz viele solche kleinen Dinge, die sich summieren und da kommen schon Stunden und Tage zusammen, die man verschwendet eigentlich.

**Eliot Mannoia:** hatte in London eine Freunde von mir in deren Firma eine Buchhalterin die manuell also mit einem Taschenrechner die Zahlen errechnet hat und dann in Excel eingepflegt hat.

**Manuela Machner:** Das habe ich auch schon erlebt. Ich habe auch schon erlebt, dass man Stundenlisten ausdruckt und der Mitarbeiterin gibt, die die händisch in Excel eingeht also ins Stundenportal eingibt.

Und das ist jetzt gar nicht böse gemeint Solche Prozesse entstehen ja aus irgendwelchen Gegebenheiten heraus. Es war vielleicht früher so und das ist 20 Jahre her, dass zum Beispiel dieses PDF hochgeladen wird. Also seit 20 Jahren muss das gemacht werden. Damals war es vielleicht noch gar kein PDF.

Damals gab es auch diesen PDF-Drucker noch nicht in der Form. Also da war das vielleicht auch wirklich notwendig oder wahrscheinlich war es sogar am Anfang wirklich so, dass auf jedes Dokument der Stempel und die Unterschrift drauf musste. Also diese Dinge sind aus irgendwelchen Abläufen entstanden, die zu der Zeit absolut legitim waren, aber nicht mehr hinterfragt werden.

Und ich glaube, das ist der große Unterschied, Dinge zu hinterfragen Das, was ich hier mache, macht das Sinn? Geht das anders? Geht das schneller? Geht es effizienter Mit den Dingen die ich schon habe, bevor ich mir jetzt überlege, jetzt muss das eine KI machen.

**Eliot Mannoia:** Und ich glaube, das ist auch oft das Thema Zeit. Dass es so schnell alles passiert und die Leute auch schon oft strapaziert sind oder schon Überstunden oder knapp an der Zeit sind und dann es oft fehlt an diese diese reflektionszeit und schulungszeit also wie Bekomme ich ein excel training oder ein powerpoint training oder kann ich mir mal abgesehen vom training auch selbst reflektieren wie könnte ich meinen workflow anpassen ich glaube vielleicht da ist ist eine marktlücke zwischen trainer und workflow consultants weiß nicht dass das leute einfach Personen begleiten mal für einen Tag und sich Prozesse anschauen, weil vielleicht

muss.

**Manuela Machner:** muss

**Eliot Mannoia:** Nicht immer Training sein, vielleicht kann man einfach den Workflow optimieren anders machen.

**Manuela Machner:** Absolut,. Also da muss man wirklich sagen, diese Zeit, also auch dieses, was weiß ich, wer von uns hat ein echtes Outlook-Training gemacht? Also ich habe vor 20 Jahren, glaube ich oder 25 Jahren ECDL gemacht, damals noch, ja, und Also ich würde jetzt behaupten da hat sich einiges getan in den Programmen.

**Eliot Mannoia:** Ja.

**Manuela Machner:** Ich finde es immer ganz, ganz spannend, wenn ich auf TikTok irgendwelchen Leuten folge die Excel-Sachen erklären oder Outlook-Sachen erklären, weil ich mir denke, boah habe ich auch nicht gewusst dass ich in Outlook die Ordnerfarbe ändern kann oder solche Geschichten, was vielleicht ganz nett ist, was ich vielleicht nicht so wichtig finde, aber andere Dinge, die durchaus Sinn machen. Ja und wenn du dir nicht die Zeit nimmst dazu, weil du siehst ja das Problem nicht, das ist das Problem. Du siehst ja nicht, dass es eine Lösung gibt für das Problem in dem Moment sondern

du machst einfach deine Arbeit. Und außer es ärgert dich wirklich irgendwas so.

**Eliot Mannoia:** Es wird auch nicht so... also genau wie du gesagt hast. Wann bekommt man eigentlich je ein Outlook-Training? Also ich hatte Gott sei Dank das Glück, aber jetzt auch nicht ein ausführliches, aber schon gut genug, aber es ist nicht sexy. Also man bekommt Präsentationstraining oder Verkaufstraining oder man bekommt so viele Sachen Andere Sachen eher, aber Outlook ist für mich, also ich bin ein mega Outlook Nerd, ich liebe es wirklich und ich bin sicher, ich kann auch nur 10% von Outlook, also ich bin sicher, es gibt viel mehr noch, aber ich sehe es, wenn man es mit einer Analogie vergleicht wie ein Flughafen Control Center, das Outlook ist bei dir oft, also für fast viele Jobs ist, Outlook wie der Kontrolltower in einem Flughafen, wo alle Flugzeuge, sprich alle E-Mails und Sachen die du machen musst, reinkommen und wo alles, was du machen musst, rausfliegen, die Flugzeuge wegfliegen und wenn du da keinen Überblick hast und ich kenne auch viele, die tausende E-Mails in der Inbox haben, tausende und

**Manuela Machner:** du du du du du du

**Eliot Mannoia:** Ich gebe dir einen Hack, es ist vielleicht jetzt schwierig, wenn du schon tausend drin hast, ja? Aber es nennt sich die Zwei-Minuten-Regel und es geht ganz leicht. Wenn du die E-Mail in zwei Minuten erledigen kannst, dann mach es einfach gleich. Kannst Donnerstag kommen? Ja, bis bald. Schau, fertig, erledigt. Wenn es länger als zwei Minuten dauert, Dann kopiere die E-Mail und tue sie im Kalender gleich dorthin dass es auch mit der Deadline entspricht.

Also wenn die E-Mail sagt, ich brauche das bitte bis Monatsende, dann kannst du auch gleich eine Zeit finden im Kalender mit der Deadline Wo du es machen kannst. Und dann kannst du die E-Mail auch schon verschieben in den Ordner vom Kunden, weil du hast es ja im Kalender und dann hast du auch die Erinnerung. Weil in der Inbox mit den roten Fahnen, dann hast du irgendwann mal 100 rote Fahnen und dann weißt du eh nicht mehr, was wichtig ist. Aber mit der Kalenderverschiebung hast du erstens die Inbox leer, also fast leer, nicht jeden

**Manuela Machner:** Ja mhm.

**Eliot Mannoia:** hast aber gleich auch die Aufgabe mit der Zeit, ob es eine Stunde braucht oder zwei Stunden braucht, im richtigen Zeit schon eingeplant. kann ich wirklich empfehlen. Das geht relativ flott

**Manuela Machner:** Ja, ich glaube sogar, dass man, also was ich manchmal mache, aber da bin ich halt auch inkonsequent in den Sachen, ist, man kann ja schon eine Aufgabe automatisch generieren aus der E-Mail die ja auch eine Ablaufdatum hat, die dann eine Erinnerung dir schickt und sagt, Achtung dieses Dings ist ändern.

Dafür musst du, also ich bin ja, habe meine Flags, ich habe meine Aufgaben also das Thema ist, gebe ich zu, ich versuche Ich kenne mich im Outlook nicht so schlecht aus, wie gesagt, aber mir fehlt die Konsequenz vielleicht davon.

**Eliot Mannoia:** aber das Problem mit diesen Erinnerungen ist, dass du nicht im Kalender gleich dort allokierst, wo du Zeit hast. Deswegen finde

**Manuela Machner:** So meinst du es, ja.

**Eliot Mannoia:** weil du bekommst zwar eine Erinnerung aber dann ist der Tag vielleicht

**Manuela Machner:** in dem Moment passt es halt überhaupt gar nicht. Ja

**Eliot Mannoia:** so kopierst du es und suchst dir gleich im Kalender, okay, ich muss es bis nächsten Donnerstag fertig haben und am Dienstag habe ich um 16 Uhr eine Stunde, dann

**Manuela Machner:** Irgendwie In Wirklichkeit Eliot, bauen wir uns eine Automatisierung, die das alles selber beantwortet Dann brauchen wir das alles nicht und unsere E-Mails sind super erledigt. Wobei ich sagen muss, ich habe schon experimentiert mit dem Auto beantworten. Also ich arbeite mit Microsoft Copilot Jetzt trifft man gerade ein bisschen ins Inhaltliche Microsoft Copilot und dort gibt es Antwortsvorschläge, die sind überschaubar gut, was extrem gut ist, dass du in Microsoft Copilot, wenn du die volle Version hast, also bezahlte Version, chatten kannst mit deinem Outlook, das heißt, ich kann sagen, erstelle mir heute eine, was ich alles heute zu erledigen habe und der gleicht den Kalender ab, der gleicht die E-Mails ab, der gleicht die Sachen, die ich in der Cloud Link habe, aber auch Dokumente und sage, das und das musst du erledigen.

Also macht man wirklich den Plan, was heute alles besonders dringend ist. Er macht mir einen Überblick, welche E-Mails es gibt. Wenn ich weiß, ich habe da eine E-Mail gehabt, finde das Mail nicht mehr, dann kann ich das auch fragen. Also das funktioniert schon sehr gut. Die automatischen Beantwortungen sind überschaubar bei Copilot.

Comet hat da echt ein cooles Tool, ist mir aber zu teuer auf Dauer muss ich jetzt auch dazu sagen, weil da liegen wir bei 200 Dollar im Also perplexity ist das bei Comet, 200 Dollar im Monat Und der macht schon die fertigen Entwürfe der Antworten und ich sage es euch in eurem Schreibstil. Ich meine jetzt erstens datenschutzrechtlich fangt es mit mir nicht diskutieren an, ist klar.

Perplexity ist nicht so safe wie Copilot, aber es ist schon interessant und die Antwortstile passen perfekt. Also wenn ich per Du bin, antwortet das E-Mail per Du in meinem persönlichen Stil Das heißt, da steht nichts drinnen außer LG Manu. Und wenn ich gerne mit dem Kunden kommuniziere, steht dort diese nette Kommunikation drinnen.

Also das finde ich schon sehr, sehr interessant. Aber so wie du sagst wenn man die Tools gescheit beherrschen bräuchten wir schon viele Operativen. Dann, wenn ich das Tool gescheit beherrschen und nutzen würde, müsste ich keine Mail mehr suchen. Weil dann wüsste ich ja, wo das Mail steckt.

**Eliot Mannoia:** ja.

**Manuela Machner:** Aber weißt eh jedes Jahr neu?

Also 2026 mache ich alles anders als die letzten Jahre. Um auf das zurückzukommen, ich glaube schon, dass wir sehr viel Entwicklungspotenzial haben in die Richtung, dass wir viele Dinge, die wir eigentlich schon jetzt lösen könnten, ohne großartig KI einzusetzen oft nicht richtig machen. Weil wir die Zeit nicht haben, so wie du sagst weil uns keiner auch die Zeit gibt, das aber zu hinterfragen und wenn wir die Zeit uns jetzt nicht nehmen, in Wirklichkeit die Zeit die wir dann verschwenden, indem wir Dinge unkompliziert machen oder aufwendig machen, könnten wir einsetzen, aber da wir so viel investieren müssen darin tun wir es oft nicht.

**Eliot Mannoia:** Ja, also da kann ich auch wirklich empfehlen, sich mit den Teams und den verschiedenen MitarbeiterInnen auszutauschen, was es für Möglichkeiten gibt. Also ich habe auch schon nicht nur einmal, sondern ein paar Mal KI-Workshops gemacht, wo das WLAN dann nicht gut funktioniert hat. Weißt du, und da denke ich mir... Wir reden über KI und das WLAN ist nicht fleckendeckend.

**Manuela Machner:** Ja, also da liegt es wirklich an der Basis Ich habe schon gesagt, ich hatte einen ChatGPT-Workshop und in der Location war ChatGPT gesperrt als Website Im WLAN. Da schaust du aber. Und das war nicht einfach einschaltbar. Also ich glaube, wir haben da ganz viele Baustellen. Und das Wichtige ist, sich auch Zeit nehmen zu dürfen seitens und das muss man sagen, ist Führungsebene, beziehungsweise tatsächlich zu sagen, wir wollen eine Effizienzsteigerung, dann müssen wir uns einmal herausnehmen aus dem Prozess und uns, also aus der Tagesarbeit und zumindest jeden Tag einmal 15 Minuten haben, wo wir vielleicht, Einfach schauen, was habe ich heute gemacht oder was muss ich heute machen, wie mache ich das?

Und da kann ich mir jetzt ein YouTube-Tutorial anschauen, wie ich zum Beispiel einen Termin aus einer E-Mail automatisiert machen kann. In Outlook gibt es da vielleicht einen Knopf, den ich nur drücken muss, dass ich es nicht kopieren mehr muss. Also all diese Geschichten Glaube ich. Und da kann uns KI extrem helfen.

Also für alle von euch, die irgendwelche Programme nutzen und ihr das Gefühl habt, ihr habt keinen Plan, wie das effizienter geht, fragt doch Gemini, ChatGPT oder was auch immer. Kann ich das irgendwie schneller, effizienter machen?

**Eliot Mannoia:** Ja, das

**Manuela Machner:** Da sind sie echt super.

**Eliot Mannoia:** Alleine diesen Beispiel, was du erwähnt hast, ich drucke die eine Seite aus und scanne sie ein, um ein PDF zu bekommen. Eine KI erklären würde, da würden schon die meisten KI sehr schnell drauf kommen. Du kannst beim Speichern oder beim

**Manuela Machner:** Also du kannst eine Seite drucken und wenn du keinen PDF-Writer hast, welche Gratis-Varianten gibt es, die du nutzen kannst und und und. Also ich tue da extrem viel EDV-Support mir holen über KI-Systeme wenn ich irgendwo nicht weiter weiß oder keine Ahnung habe, wie man das machen kann.

**Eliot Mannoia:** Ja, es gibt sehr viele Möglichkeiten. Aber wie gesagt, Zeit, dass man sich da auch irgendwie... Ja, im Team und vielleicht da ist auch wieder diese Gefahr von Bloßstellung, ja, wie möchte ich jetzt anderen meinen Workflow erklären, ich möchte nicht vielleicht bloßgestellt werden, dass mein Workflow vielleicht nicht sehr optimal ist oder dass da, ja, aber...

**Manuela Machner:** dass ich Zeit verschwende mit irgendwas, wo ich weiß, wahrscheinlich würde es einfacher gehen. Und dann muss man schon auch sagen, wir reden hier trotz allem auf einem relativ hohen Userniveau. Das muss man sagen. Also ich erlebe schon sehr oft, dass Personen halt nicht nur am Computer arbeiten oder in den Jahrzehnten Vor ihrer jetzigen Tätigkeit halt nicht so computeraffin waren und noch immer die Angst haben, sie drücken was falsch oder sie können einen Fehler machen.

Und das ist eines der größten Probleme, diese Unsicherheit und dieses »Ich will nichts falsch machen« und die dann wirklich auf einem Zettel dazuschreiben, »So mache ich das« und ich klicke da und dort und der Zettel verschwindet irgendwann, wenn ich den Prozess nicht so oft habe. Dann finde ich diese Anweisung gar nicht mehr und dann mache ich es doch erst wieder so, wie ich es immer gemacht habe, weil ich trotzdem schneller bin, als den Zettel zu suchen oder mich da langsam irgendwie durchzuklicken Vom Gefühl her haben sie das Gefühl, weil sie aktiv sind, weil sie irgendwas machen, wo was passiert Und dann hast du emotional das Gefühl, ja, jetzt tue ich was und während ich mir nur damit beschäftige, untersuchen gehe, verliere ich Zeit vom Gefühl her.

Dass ich natürlich durch die Routine im Endeffekt schneller, effizienter bin, ist eine andere Geschichte.

**Eliot Mannoia:** Ja, ich

**Manuela Machner:** Und...

**Eliot Mannoia:** glaube, da könnte man auch

**Manuela Machner:** Mhm.

**Eliot Mannoia:** Der Schule was machen oder vielleicht in der Schule schon. Also in der Schule, jetzt machen sie es eh Gott sei Dank. Ich kann jetzt nur von meiner Zeit reden. Aber ich weiß, dass meine Nichte, die bekommen ja schon ein Laptop in der Schule. Also die kann mit 13, 12, hat die schon mit PowerPoint rumgetan. Also ich glaube da habe ich erst mit 20 irgendwas PowerPoint das erste Mal gesehen.

**Manuela Machner:** Man sieht, wie jung Du bist in meiner Ausbildung, gab es noch nicht einmal eine optische Oberfläche.

**Eliot Mannoia:** Ja, also,

**Manuela Machner:** hatte noch schwarzen Bildschirm mit gelber Schrift.

**Eliot Mannoia:** das, ja, ja also, aber vielleicht, ich meine, wenn es in der Schule eh ist, dann ist es eh okay, aber wenn das nicht so verbreitet ist, dann sollte sie es auf der Uni oder irgendwie dazwischen So eine Office-Schulung machen. Also auch von Drucken von PowerPoint, von Excel, von Outlook. Da höre ich schon Geschichten noch bei verschiedenen Lehrlingsjobs, dass sie zum Beispiel nicht wissen, wie sie einen Kalendereintrag machen oder auch so Basics. Also ich glaube, PowerPoint vielleicht eher mit präsentieren, dass sie da vielleicht schon einen Berührungspunkt haben. Aber wie gesagt, die Basics wie Outlook, finde ich werden halt immer vernachlässigt weil das halt nicht so cool ist.

Es ist ja nur so ein E-Mail-Tool. Aber ja, mit den Kalender und Deadlines ist es wirklich für mich wie ein Kontrolltower.

**Manuela Machner:** Also, meine Töchter sind jetzt so mittelerwachsen, also sie sind schon um die 30 und ich habe irgendwann gebeten ob sie mir nicht die Masterfolien herrichten würden und da war ein großes Fragezeichen, was ist eine Masterfolie in PowerPoint? Das ist einmal das Erste. Also ja, obwohl sie PowerPoint-Präsentationen machen für die Universität, aber sie haben halt das Werkzeug eigentlich nicht erlernt Sondern sie haben zwar dann YouTube-Videos angeschaut wie es besonders coole Designs macht, aber was die Grundlage dahinter ist zum Beispiel gar nicht.

Aber jetzt abgesehen davon, die Frage ist ja schon, und jetzt ganz ehrlich, ich würde heute in keinen Lehrplan mehr PowerPoint hineinnehmen, ich weiß nicht, ob ich Outlook hineinnehmen würde, weil... Glaubst du, dass wir im klassischen PowerPoint in drei Jahren noch Folien machen? Also ich mache jetzt schon die Hälfte der Folien über KI-Systeme Und das Einzige warum ich PowerPoint verwende, weil es einheitlich zum Präsentieren geht auf allen Systemen und weil ich dort noch mit dem Design und CD einheitlich arbeiten kann, was die KI-Systeme oft noch nicht so sauber machen.

Aber das ist schon der einzige Grund.

**Eliot Mannoia:** Hm.

**Manuela Machner:** ich bin überzeugt dass ich in drei Jahren kein, klar, außer es ändert sich und Copilot in PowerPoint wird wirklich besser, Oder noch besser, effizienter. Ich werde sicher keine klassische PowerPoint-Folie mehr in drei Jahren machen. Also das glaube ich mache ich nicht mehr.

Und es wird auch wahrscheinlich Outlook, also so wie ich angefangen habe, jetzt mit Copilot mit Outlook zu kommunizieren, glaube ich oder vermute ich, dass man in drei Jahren diese ganze Oberfläche von Outlook vielleicht auch sich verändert, sondern wir kommunizieren dann in einem Chatbot, Mit unseren Kunden und haben die Kommunikationen vielleicht dort drinnen.

Und es ist nicht mehr vielleicht die Oberfläche klassisch E-Mail, E-Mail, sondern es ist wirklich wie ein Chatverlauf und ich glaube, da werden einfach so viele Veränderungen kommen. Natürlich für jetzt in dem Moment ist es immer wichtig, sich mit Tools auseinanderzusetzen und in den Firmen wird es noch länger dauern, bis wir alles umgestellt haben, das glaube ich auch.

Deswegen ist es wichtig, dass man einfach schaut, was tut man jetzt schon. Und was macht man da? Aber ich glaube ganz ehrlich, dass sich die Tools auch sehr stark verändern werden. Also ein

**Eliot Mannoia:** weiß nicht. Also da

**Manuela Machner:** bisschen zieht man sich schon.

**Eliot Mannoia:** glaube, wir werden in fünf Jahren mit fliegenden Roboters neben uns reden und gleichzeitig beschweren dass das WLAN nicht funktioniert.

**Manuela Machner:** Das glaube ich auch, ja.

**Eliot Mannoia:** noch widersprüchliche Sachen haben.

**Manuela Machner:** Ja, haben wir heute noch Faxes, also was, wir haben heute noch, also und das ist das Problem

**Eliot Mannoia:** mit diesen die online sind nur. Das hatten wir mit meinen Studenten vor zwei Monaten oder so, wo sie präsentieren mussten zum Kunden. Und die Online-Präsentation ging nicht, weil es online war und da gab es Probleme mit dem Internet. Also es wird glaube ich schon noch, sobald die KI-Präsentationen auch offline funktionieren, das wird ein Riesenschritt für sie sein. Und in Bezug auf Power of Outlook, glaube ich werden ja schon auch verschiedene Interfaces, da gebe ich dir vollkommen recht, aber die Kernfähigkeiten... Wie plane ich meine zeit ja oder wie delegierte ich weil die ki kann super sagen hey du solltest heute diese sechs sachen machen aber sind das die besten sechs sachen die du heute machen solltest ich bin sicher die ki wird das in ein paar jahren besser wissen aber die übergangsphase wäre trotzdem noch empfehlenswert wenn du selber für dich entscheidest oder zumindest weißt Weil so gut du die Systeme fütterst nur so gut können sie auch zurückgeben.

Und vielleicht hat ein Kunde angerufen, vielleicht hat ein Kunde beim Kaffee, weil das merke ich ja auch oft bei eigentlich vielen Menschen, dass sie keine Notizen machen. Also ich sitze in sehr vielen Meetings wo die Leute einfach so sitzen. Ja, und dann nachher gibt es keine Notizen, keine Follow-up-Actions und ich denke mir so, gut, dein Gedächtnis muss so super sein, dass du dir alles merkst und ja, also es wird schon noch eine Übergangsphase brauchen, wo wir als Menschen noch pflegen müssen oder lernen müssen, wie pflege ich.

Meine Daten in Systeme ob das eine Kalendereinladung ist, eine Erinnerung Notizen und so weiter.

**Manuela Machner:** Definitiv Darum ist es auch noch wichtig, dass man die PDFs nicht ausdruckt und direkt speichern kann und in drei Jahren wird das wahrscheinlich Thema mehr sein. Kleine Anekdote, was mir selbst passiert ist. Ich musste als Trainerin für eine Institution ein Formular ausfüllen. Das passiert immer wieder.

Pflichtfeld, erstens das Formular war eine Wörtdatei zum Ausfüllen, also das war schon mal sehr spannend. Und das zweite war ein Pflichtfeld, Pflichtfeld war die Faxnummer. Ja. Also ich habe keinen Fax, ja, also ich weiß nicht, wann ich das letzte Mal im Büro von meinem Unternehmen, hatten wir glaube ich vor fünf Jahren, also fünf, Bevor ich weggegangen bin, also circa vor acht Jahren, das Fax aussortiert.

Und dann habe ich echt schmunzeln müssen. Es war ja eine Word Datei, also insofern war es wieder egal. Wenn irgendjemand jetzt auf die Idee gekommen wäre, Dieses Formular zu digitalisieren als Online-Formular, wäre es viel kritischer gewesen, weil dann hätte ich tatsächlich eine Faxnummer eintippen müssen, um das Formular abzuschicken.

Das Problem habe ich nicht gehabt, weil in Word habe ich machen können was ich wollen habe. Und da sieht man, wenn man das automatisch digitalisiert, heißt das nicht, dass der Prozess intelligenter wird, um nicht zu sagen, vielleicht auch schwieriger. Also man sieht schon, man sieht schon und das, was du sagst Parallelitäten Also wir haben ganz, ganz viele Parallelitäten.

Also im Tourismus habe ich Betriebe, da wo du wirklich noch Handzettel bei der Aufnahme natürlich hast, wo die in der Küche die Zettel tragen zur Bestellung Wo dann die zwar in der Kasse eingetippt wird, aber der Betrag noch eingetippt wird und gar nicht die Speise hinterlegt ist digital, sondern halt wirklich noch der Betrag und der Steuersatz.

Bis hin zu denen, die alles, was du die Rechnung aufs Handy kriegst wenn du möchtest oder übers Handy in einem App direkt bestellen kannst am Tisch. Also wir haben wirklich die ganzen Bandbreiten die möglich sind.

**Eliot Mannoia:** Ja, also

**Manuela Machner:** Aber es wird noch Zeit lang so gehen.

**Eliot Mannoia:** Wie

**Manuela Machner:** Definitiv

**Eliot Mannoia:** Fax.

**Manuela Machner:** Ja, Robotik und Fax wird es geben. Davon bin ich überzeugt

**Eliot Mannoia:** Ja.

**Manuela Machner:** Gut, also ich glaube, wir können euch allen den Tipp geben, beschäftigt euch zuerst ein bisschen mit eurem Prozess, nehmt euch vor allem die Zeit, zu schauen, ob Dinge, die ihr... In einem täglichen Tagesablauf durch Extremaufhalten, die extrem viel Zeit kosten oder fehleranfällig sind, wie da überhaupt der Prozess ausschaut und tut es nicht gleich alles im Großen denken.

Das Problem, das ich sehr oft erlebe ist, dass die Leute gleich die ganze Welt lösen möchten und enttäuscht sind, weil das KI-System nicht alles gleich machen kann. Sondern brecht es herunter auf Einzelschritte und schaut, ob das vielleicht sogar in den Programmen in denen ihr arbeitet, schneller und einfacher geht.

Und wenn das nicht geht, ob es vielleicht Automatisierungsmöglichkeiten gibt, sprich dass das ein KI-System den einen Schritt übernehmen kann oder mehrere Schritte, aber immer eher auf der kleinen Ebene, weil sonst seid ihr einfach enttäuscht, weil die Systeme diese Komplexitäten oft nur schwerer tun, sondern eher dieses Aufgedröselte in der Lage sind zu lösen.

Gut dann sehen, hören wir uns bei der nächsten Folge von Mind und Machine. Macht es gut. Ciao.